업무 효율성 높히는 9가지 방법

하루 계획 작성을 통해 효율적으로 일을 처리하는 방법을 알아보겠습니다. 이러한 방법은 퇴근을 못 해서 마음이 무거운 직장인, 업무에 따른 스트레스로 고생하는 프리랜서, 개인 사업자들에게 도움이 될 것입니다.

 

1. 우선순위 정하기

*중요하면서 긴급한 일*과 *중요하지만 긴급하지 않은 일*을 구분하십시오.

일의 중요도와 긴급성에 따라 4분할하여 분류합니다.

• 중요하고 긴급한 일
• 중요하지만 긴급하지 않은 일
• 중요하지 않지만 긴급한 일
• 중요하지도, 긴급하지도 않은 일

 

 

2. 작은 일을 먼저 처리하기

5분 내로 끝낼 수 있는 작업은 즉시 처리합니다. 

이는 **'2분 규칙'**을 응용한 것입니다.

"2분 규칙"은 생산성 전략 중 하나로, 만약 어떤 작업을 2분 이내에 완료할 수 있다면, 그 작업을 즉시 수행하라는 원칙입니다. 이 규칙은 작업의 연기나 미루기로 인한 부담을 줄이기 위한 방법으로, 특히 많은 작은 일들이 쌓여 스트레스를 느낄 때 유용하게 사용될 수 있습니다.

* 2분 규칙의 장점:
소소한 일의 누적을 막아줍니다. 작은 일들이 계속해서 쌓이면 그것들을 처리하는 데 큰 시간이 소요될 수 있습니다.
작업의 시작 부분이 어려우면, 2분 규칙을 통해 시작의 부담을 줄일 수 있습니다. 일을 시작하는 것이 가장 어렵다는 것은 많은 사람들이 느끼는 부분입니다. 2분 동안만 집중해보겠다는 마음가짐으로 시작하면, 실제로 일을 시작하는 데 부담감이 줄어듭니다.
작은 성취감을 통해 동기 부여를 얻을 수 있습니다. 2분 규칙을 통해 작업을 완료하면 그 자체로 작은 성취감을 얻게 되며, 이는 큰 작업을 수행할 때의 동기 부여가 될 수 있습니다.

* 2분 규칙의 활용 방법:
하루 일과를 시작할 때, 작은 일들을 먼저 처리해 나가면서 집중력을 높여나갈 수 있습니다.
업무 중간에 갑자기 생각나는 작은 일들이 있다면, 그것들을 바로 처리하거나 나중에 처리할 목록에 기록하여 스트레스를 줄일 수 있습니다.

끝나지 않은 큰 작업을 시작하기 어려워할 때, 그 작업의 작은 부분을 2분 동안만 수행해보는 것으로 시작할 수 있습니다.
"2분 규칙"은 David Allen이 제안한 'Getting Things Done' (GTD) 방법론의 일부로, 단순하면서도 매우 효과적인 생산성 전략 중 하나입니다.

 

3. 시간 블록화하기

업무를 특정 시간대에 집중적으로 처리하는 것을 의미합니다. 

예를 들면, 오전 10시부터 12시까지는 프로젝트 A에 집중, 오후 1시부터 3시까지는 프로젝트 B에 집중하는 방식입니다.

업무를 특정 시간대에 집중적으로 처리하는 것은 시간 관리의 핵심 전략 중 하나입니다. 이러한 방법을 통해 여러 작업 사이의 문맥 전환(context switching)을 최소화하고, 작업의 효율성을 극대화할 수 있습니다. 아래는 이를 실현하기 위한 방법들입니다:

1) 시간 블록화 (Time Blocking)
일의 단편화를 방지하고 특정 업무에 몰입할 수 있도록 시간을 블록 단위로 구분합니다.
예: 오전 10시12시는 리포트 작성, 오후 1시3시는 회의, 오후 3시~5시는 프로젝트 작업 등

2) 무엇을 우선순위에 두는가?
당일 처리해야 할 중요한 업무를 선정하고, 이를 가장 집중력이 높은 시간대에 배치합니다.

3) 자신의 생체 리듬 파악
어떤 사람은 아침에, 어떤 사람은 오후나 저녁에 집중력이 높습니다. 자신의 최적의 시간대를 파악하여 중요한 업무를 그 시간대에 배치합니다.

4) 불필요한 방해 최소화
집중력이 필요한 시간대에는 핸드폰 알림을 끄거나, 'Do Not Disturb' 모드를 활용합니다.
동료나 팀원들에게 그 시간대에는 방해받지 않도록 사전에 알려두기도 합니다.

5) 작업 환경 최적화
작업을 시작하기 전에 필요한 모든 자료나 도구를 준비해두어 중간에 찾는 시간을 줄입니다.

6) 짧은 휴식 시간 설정
시간 블록화를 통해 업무에 집중하는 동안, 일정 시간마다 짧게 휴식을 취하는 것도 중요합니다. 이는 뇌의 피로를 해소하고 재충전하는 시간으로 활용됩니다.

7) 회고 및 개선
하루나 주의 끝에, 자신의 시간 관리와 업무 집중력에 대해 회고하고, 더 효율적으로 시간을 사용할 방법을 모색합니다.

8) 도구 활용
Google Calendar, Notion, Todoist 등의 도구를 사용하여 시간 블록화 계획을 시각적으로 나타내고 관리할 수 있습니다.
기본적으로, 특정 시간대에 업무를 집중적으로 처리하는 것은 계획과 실행, 그리고 반복적인 검토를 통해 가능합니다. 체계적인 시간 관리 방법을 통해 업무의 효율성과 집중력을 높일 수 있습니다.

4. 중간에 휴식 취하기

25분동안 일하고 5분 휴식하는 **'포모도로 기법'**을 활용하면 집중력을 유지할 수 있습니다.

포모도로 기법은 시간 관리 및 생산성 향상을 위한 방법론 중 하나로, 1980년대 후반에 프란체스코 시릴로(Francesco Cirillo)에 의해 개발되었습니다. "포모도로"는 이탈리아어로 "토마토"를 의미하는데, 이 기법의 이름이 "토마토"로 불리는 이유는 시릴로가 토마토 모양의 타이머를 사용해 이 기법을 처음 시도했기 때문입니다.

*포모도로 기법의 기본 원리:
1)25분의 작업: 특정 작업에 25분 동안 집중합니다. 이 25분 동안은 해당 작업 외의 다른 일을 하지 않고 중단되지 않도록 최대한 노력합니다.
2)5분의 휴식: 25분의 작업이 끝나면 5분 동안 휴식을 취합니다. 이 시간은 뇌를 재충전하고 잠깐의 여유를 가져 피로를 회복하는 데 활용됩니다.
3)반복: 위의 두 단계를 계속 반복합니다. 보통 4번의 "포모도로" 주기가 완료된 후 (총 2시간)에는 더 긴 휴식 시간, 예를 들면 15~30분을 권장합니다.

*포모도로 기법의 장점:
1)집중력 향상: 짧은 시간 동안 특정 작업에만 집중하게 되므로 문맥 전환의 횟수가 줄어들고 작업의 효율성이 향상됩니다.
2)작업의 구분: 다양한 작업을 관리하는 데 있어 일의 구분과 우선순위 설정이 용이합니다.
3)스트레스 감소: 짧은 작업 주기와 꾸준한 휴식으로 뇌의 피로와 스트레스를 줄일 수 있습니다.
4)시간 사용의 효율성: 시간의 경과를 명확하게 인식하게 되어 작업의 효율성을 높일 수 있습니다.

*포모도로 기법을 활용하는 방법:
1)목표 설정: 당일 또는 해당 시간 동안 수행할 작업의 목록을 작성합니다.
2)타이머 설정: 25분 동안의 작업 시간과 5분 동안의 휴식 시간을 위해 타이머를 설정합니다. 여러 포모도로 어플리케이션들이 존재하므로 활용할 수 있습니다.
3)작업 시작: 타이머가 시작되면, 설정된 시간 동안 해당 작업에만 집중합니다.
4)휴식: 25분이 지나면 5분 동안 휴식을 취합니다.
5)반복 및 긴 휴식: 4번의 포모도로 주기를 반복한 후 긴 휴식 시간을 가집니다.

포모도로 기법은 많은 사람들에게 효과적인 시간 관리 방법으로 인정받고 있지만, 모든 사람에게 적합하다고 말할 수는 없습니다. 따라서, 이 기법을 시도해보고 자신의 작업 스타일과 맞는지 판단하는 것이 중요합니다.

5. 일의 반복을 최소화하기

반복적인 업무는 자동화하거나 아웃소싱하는 방법을 고려해보세요.

 

6. 일과 시작하기 전과 후에 10분씩 정리의 시간을 가지기

시작하기 전에는 그날의 계획을 세우고, 끝날 때는 당일의 업무를 회고하며 내일의 계획을 세웁니다.

 

7. 기술 활용하기

Trello, Notion, Google Calendar 등의 도구를 활용하여 계획을 세우고 추적합니다.

 

8. 환경을 최적화하기

작업 환경의 정리정돈, 불필요한 알림 끄기, 중요한 문서나 도구는 손이 닿는 곳에 배치하기 등 환경을 통해 집중력을 높이세요.

 

9. NO라고 말하기

자신의 업무 범위 밖의 일이나, 중요하지 않은 일에는 거절의 의사를 표현하는 것도 중요합니다.

 

이러한 방법들을 통해 하루의 업무를 효과적으로 관리하고, 일과의 균형을 이루며 삶의 질을 향상시킬 수 있습니다. 항상 계획에는 유연성을 두고, 필요한 경우에는 조절하여 사용하는 것이 좋습니다.